Il 29 ottobre scade il periodo transitorio del Garante Privacy sull'uso dei tracking pixel nelle e-mail. Le aziende devono adeguare le informative e disattivare il tracciamento senza consenso.
Il 29 ottobre 2026 scade il periodo transitorio di sei mesi fissato dal Garante privacy sui tracking pixel nelle email. La scadenza riguarda tutte le PMI e gli studi professionali che utilizzano piattaforme di invio massivo (come Mailchimp, Brevo, HubSpot, MailUp, Sendgrid) o moduli CRM aziendali per comunicare con clienti e fornitori. Per evitare sanzioni, i titolari del trattamento devono disattivare il tracciamento delle aperture o raccogliere un consenso esplicito preventivo.
Provvedimento n. 284/2026 e meccanismo tecnico
Con il Provvedimento n. 284 del 17 aprile 2026 (doc. web n. 10241943) e il successivo Vademecum del 5 ottobre 2026 (doc. web n. 10303585), l'Autorità ha ricondotto l'inserimento dei pixel di tracciamento all'articolo 122 del Codice privacy. Questo equipara il loro utilizzo al regime previsto per i cookie non tecnici.
Dal punto di vista tecnico, il tracciamento avviene tramite immagini trasparenti di dimensioni minime (spesso 1x1 pixel) caricate tramite il tag HTML <img> da un server remoto. Quando il destinatario apre il messaggio, il client di posta effettua una richiesta HTTP/HTTPS. In questo modo, il server del mittente raccoglie dati precisi: indirizzo IP, marca e sistema operativo del dispositivo, client di posta utilizzato, data, ora e stringhe di identificazione univoca collegate al singolo destinatario.
Piattaforme coinvolte e violazioni del GDPR
Il problema investe l'architettura tecnica dei messaggi HTML e dei servizi di posta massiva e transazionale. Le funzionalità di profilazione sono attive per impostazione predefinita sulla maggior parte delle piattaforme commerciali (Mailchimp, Brevo, HubSpot, MailUp, Sendgrid) e sui moduli CRM che gestiscono invii automatici, come notifiche gestionali, fatture di cortesia o conferme d'ordine. Nelle interfacce di amministrazione, queste funzioni sono identificabili tramite diciture come «tracciamento aperture», «open rate tracking», «tracciamento link» o all'interno del «Centro Preferenze».
Dal 30 ottobre 2026, l'invio di messaggi con pixel individualizzati senza un preventivo consenso, o senza offrire un'opzione chiara di disattivazione, costituisce una violazione diretta dell'articolo 122 del Codice privacy e degli articoli 5, 7 e 25 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR). Il Garante ha esplicitamente rigettato la pratica di scaricare la responsabilità sul destinatario: ritenere sufficiente che l'utente disattivi il download automatico delle immagini sul proprio client contrasta con il principio di protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita (privacy by design e by default). L'onere della prova ricade interamente sul titolare del trattamento.
Cosa fare: mappatura e adeguamento
Le aziende devono procedere immediatamente con la seguente sequenza operativa per allineare i propri sistemi:
- Censire i canali di invio: mappare subito tutte le comunicazioni in uscita, includendo newsletter commerciali, campagne DEM e notifiche automatiche generate dai sistemi ERP o CRM.
- Disattivare il tracciamento individualizzato: accedere alle impostazioni globali delle piattaforme di invio e spegnere il monitoraggio delle aperture, a meno che non sia già stato raccolto un consenso preventivo, libero ed esplicito per questa specifica finalità.
- Limitare l'uso ai casi esenti: mantenere attivi i pixel esclusivamente nelle casistiche autorizzate dal Garante. Queste includono il conteggio statistico aggregato (utilizzando pixel non individualizzati e con IP anonimizzato), le comunicazioni strettamente necessarie alla sicurezza informatica (come le e-mail per la reimpostazione delle credenziali) o i messaggi il cui invio è obbligatorio per legge.
- Aggiornare l'informativa privacy: modificare il documento sul trattamento dei dati personali specificando in modo chiaro la presenza, la persistenza e le finalità del tracciamento effettuato tramite le e-mail.
- Fornire un'opzione di revoca granulare: integrare nel piè di pagina (footer) di ogni comunicazione un collegamento diretto che permetta all'utente di revocare il solo tracciamento, mantenendo questa opzione separata dalla cancellazione totale dal servizio di ricezione.
Soluzione temporanea e controlli ispettivi
Per le aziende che non hanno ancora adeguato i moduli di raccolta contrattuali e le informative privacy, è necessario applicare un workaround immediato. La soluzione temporanea consiste nel disabilitare a livello di configurazione globale l'opzione di monitoraggio delle aperture su tutti i flussi di posta massiva e transazionale, in attesa di completare l'iter documentale.
La verifica sul rispetto di queste direttive tecniche e normative è formalmente inserita nel programma ispettivo dell'Autorità per il secondo semestre 2026. È opportuno verificare fin da ora le configurazioni attive sui propri tenant di posta e sui software di marketing.
