YUMEYU

La sfida

Chi organizza conferenze, corsi, workshop e convegni oggi deve tenere insieme quattro strumenti che non si parlano: una biglietteria online, un servizio di domande e sondaggi dal pubblico, un sistema per produrre gli attestati di partecipazione e un lettore di biglietti all'ingresso. Ogni passaggio è un'esportazione manuale, un doppio inserimento, un punto in cui qualcosa si perde. E il momento più delicato, l'evento in sala, resta scollegato da tutto il resto: le domande arrivano su un tablet a parte, il relatore non le governa, le slide vivono su un altro computer.

YUMEYU nasce da questa osservazione. L'obiettivo era un unico prodotto che accompagni l'evento dall'idea alla chiusura contabile, e che durante la serata trasformi la presenza fisica in un'esperienza interattiva usando l'unico dispositivo che tutti hanno già in tasca: lo smartphone. Senza app da configurare, senza hardware dedicato per il pubblico.

La soluzione

Host Service ha progettato e sviluppato YUMEYU come sistema di applicazioni coordinate, ognuna pensata per chi la usa: il sito pubblico con marketplace e area organizzatore; l'app per lo spettatore, disponibile anche per iOS e Android; il pannello di regia per Windows, macOS e Linux proiettato sullo schermo della sala; lo strumento di moderazione e check-in per il dispositivo in sala; il telecomando sul telefono del relatore. Durante l'evento tutte le applicazioni si parlano in tempo reale. Le funzionalità principali:

• Marketplace e vetrina eventi con ricerca per città e categoria, eventi vicino a te geolocalizzati, pagine pubbliche indicizzate per evento, relatore e location partner, sitemap segmentate e dati strutturati.
• Creazione evento guidata in un'unica pagina a card: locandina con ricerca immagini integrata e ritaglio, orari, location con geocoder e mappa, tariffe, relatori, quiz, documenti, certificato. Bozza salvata automaticamente lato server e anteprima mobile in tempo reale accanto al modulo.
• Tre modalità di accesso: codice libero interattivo, biglietto con QR e hub interattivo, biglietto non interattivo con carrello multi-biglietto. Visibilità pubblica o privata su link.
• Biglietteria e pagamenti con posti liberi o mappa dei posti assegnati per settore, pagamento online sicuro, biglietto con QR e PDF via email, rimborsi. Ogni organizzatore incassa sul proprio conto; la piattaforma trattiene una commissione e rilascia i fondi solo a evento concluso e assistenze chiuse, con sblocco manuale dal backoffice.
• Check-in all'ingresso tramite scansione del QR dal dispositivo di sala, con stato replicato in tempo reale sull'app dello spettatore e sui contatori dell'organizzatore.
• Hub interattivo: dal telefono il pubblico invia domande e messaggi con immagini, registra note vocali trascritte e tradotte automaticamente, risponde a quiz e sondaggi, consulta le slide e i documenti dell'evento.
• Regia di sala: i contributi passano da un moderatore, oppure dalla modalità IA in cui il relatore li rilascia cinque alla volta con un tasto, dal telecomando o dalla tastiera, quando decide lui. Il pannello proietta il carosello dei messaggi, le slide a schermo intero e i risultati dei quiz, e si aggiorna da solo.
• Slide Studio, editor di presentazioni integrato: l'organizzatore disegna le slide direttamente nel browser e ottiene un file identico all'anteprima, pronto per la proiezione e la condivisione.
• Certificati di partecipazione generati da un modello PDF con campi modulo, compilati automaticamente quindici minuti dopo la fine dell'evento, con seriale univoco, impronta digitale del file, firma digitale opzionale e pagina pubblica di verifica.
• Statistiche per evento con presenze, elenco partecipanti, esiti analitici di quiz e sondaggi, export CSV, e una home organizzatore con indicatori economici e stato degli eventi in corso.
• Assistenza acquirenti con ticket apribili fino a 24 ore dopo l'evento, gestiti dal backoffice, e blocco dei pagamenti finché una pratica resta aperta.
• Programma partner per chi mette a disposizione spazi: sedi, sale, dotazioni e gallerie fotografiche con pagina pubblica, modulo di candidatura con bozza persistente nel browser e approvazione dal backoffice.
• Notifiche push, email transazionali e un motore di raccomandazione che propone eventi per zona e categoria con doppio opt-in.
• Tre lingue, italiano, inglese e tedesco, con URL tradotti, sitemap e hreflang per lingua.

La sicurezza è progettata fin dall'inizio: ogni operazione è protetta contro abusi e automatismi, i limiti di utilizzo non si aggirano cambiando dispositivo, i documenti privati degli eventi sono accessibili solo a chi ne ha diritto e le immagini pubbliche vengono ottimizzate automaticamente per caricarsi velocemente su ogni schermo.

Sono in fase avanzata la traduzione vocale simultanea, con cui il relatore parla nella propria lingua e lo spettatore ascolta in cuffia nella sua con circa una frase di ritardo, già dimostrata in un prototipo funzionante, e un classificatore IA che ordina i contributi del pubblico per pertinenza rispetto al tema dell'evento.

Il risultato

YUMEYU è oggi una piattaforma in produzione, con applicazioni per il web, lo smartphone, il desktop e la sala che lavorano sugli stessi dati in tempo reale, e con una documentazione funzionale completa che descrive ogni flusso. L'organizzatore crea l'evento in una sola schermata, vende o distribuisce i biglietti, gestisce la sala da un pannello che si installa in pochi minuti e riceve attestati e statistiche senza intervento manuale. Il pubblico partecipa con il telefono e trova biglietti, contributi e certificati nello stesso posto. Il risultato è un prodotto che unisce in un flusso continuo tre categorie di strumenti normalmente separate: biglietteria, coinvolgimento del pubblico e formazione certificata.